6.2_manual_ggf_082902_v2.docVIP免费

讨论稿内部控制流程手册（财务管理版）流程编号:6.2版本号:2002-1项目生效日期修改版本编制人：费用管理流程-广告费管理失效序号批准人：序号日期1.1适用范围本流程适用于公司广告合同的签订、审批及执行控制。（注，本流程未包括广告制作流程）1.2控制目的加强对广告合同签订及执行的管理和控制，以保证：规范广告合同的签订、审批程序和权限有效的控制相关的广告费用1.3执行部门营销部和财务部1.4关键控制点1.1完整性营销部长和营销副总在审批由片区销售经理/省级销售经理以及市场科科长与广告媒体签订的广告合同时，应主要审核广告合同的主要要件的完整性以及是否得到清楚地表述；1.2谨慎性财务部长对经审批的广告合同进行审核时，着重分析合同中的结算等条款是否与公司既定的财务规定相一致，尽可能降低风险；1.3授权性市场科内勤只有在确认广告合同已经经适当的授权人审批以及财务部长审核后，才能加盖合同专用章；1.4准确性市场科内勤须严格核对片区销售经理/省级销售经理和市场科科长传来的广告播出或刊登证明，确保其与备案的广告合同的规定相一致；讨论稿内部控制流程手册（财务管理版）流程编号:6.2版本号:2002-11.5及时准确性财务部核算会计应及时核对广告专用发票，并进行相应的帐务处理。1.5具体流程步骤负责部门具体操作1.5.1营销部根据广告投放的范围不同，广告合同分为全国性和区域性两种。全国性广告合同由市场科科长根据各广告媒体的费用报价及覆盖范围进行选择并统一与其签订广告合同；1.5.2营销部区域性广告合同由由片区销售经理或授权省级销售经理与各广告媒体签订，并将所签合同与各类媒体的广告费报价单作为其附件，一并报营销部/营销副总审批；1.5.3营销部营销部长负责审批其审批权限范围内的各类广告合同。其主要根据公司制定的当年度广告费用预算计划以及由专业调查机构提供的广告媒体费用调查报告，审核广告合同条款，如频道、时长、播出频率、价格、折扣、结算方式等是否齐全，所定价格是否与专业调查机构提供的各广告媒体费用报告相一致或更为优惠等；审批同意后，交由财务部长进行审核；1.5.4营销副总对于超过营销部长审批权限的广告合同，由营销副总进行审批，审批内容同1.5.3；审批完毕后交由财务部长审核；1.5.5财务部财务部长负责对经过营销部长或营销副总审批的广告合同进行审核，主要审核该广告合同的审批是否超出相应的权限，以及结算条款、付款方式等是否符合公司的相关财务规定，并严格控制广告费预付的情况，对于未留有足够的尾款的广告合同要求其修改；1.5.6营销部经财务部长审核通过的广告合同交由市场科内勤确认已经过适当讨论稿内部控制流程手册（财务管理版）流程编号:6.2版本号:2002-1步骤负责部门具体操作的审批并加盖合同专用章后正式生效；1.5.7营销部市场科内勤负责对确认盖章后的各类广告合同进行分类备案/归档，并将一份合同交由签订该份合同的经办人转交广告媒体，遵照执行；1.5.8营销部对于预付的广告费，应确定发票收回的时限，并由专门的人员负责催收发票，市场科内勤人员应登记相关预付广告费的负责人清单。1.5.9财务部根据合同中规定的结算方式，对于必须预付广告费款项的，由财务部将其计入“预付帐款-广告费预付”项下并按月打印清单，提供给资金计划人员及市场科内勤，以便对广告费控制及发票催收提供信息依据。1.5.10营销部广告媒体播出或刊登广告后，各片区销售经理及市场科科长负责取得各广告媒体的广告播出或刊登证明，经其与签订的广告合同核对并签字确认后及时传至市场科内勤处；1.5.11营销部市场科内勤负责将传来的广告播出或刊登证明与专业调查机构提供的广告监播报告进行核对，查看频道、时长、频率等信息是否有误。若有误则及时通知片区销售经理或市场科科长与广告媒体联系并确认；若核对无误则通知片区销售经理/市场科科长负责向广告媒体索取广告发票并将相关单据传至财务部通知办理付款；1.5.12营销部片区销售经理/市场科科长负责向广告媒体索取相关的广告费专用发票，并及时传至财务部；1.5.13财务部财务部核算会计负责对片区销售经理及市场科科长传来的广告费专用发票与广告合同进行核对，...