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内部控制流程手册（财务管理版）流程编号:4.4版本号:2002-2项目生效日期修改版本编制人：采购流程-原材料采购申请及订单管理失效序号批准人：序号日期1.1适用范围本流程适用于公司供应科对原材料采购申请及订单的管理。1.2控制目的使原材料采购申请及订单的管理流程规范化以保证：签订的采购订单满足公司生产需要，适当控制库存，有效利用公司资金资源1.3执行部门供应科1.4关键控制点1.1及时准确性：供应科编制月度采购计划时应准确分析销售及生产计划，计算安全库存量，以保证计划采购量及时准确1.2准确性：采购订单应注明相应的采购合同编号，以控制采购合同的执行情况1.3准确性：采购订单的签订内容应与采购合同一致，为准确、及时记录采购提供依据1.4准确性：供应商要求修改采购订单时，应书面反映新的条款并经供应科长审批，以保证订单内容准确及有效控制收货程序讨论稿内部控制流程手册（财务管理版）流程编号:4.4版本号:2002-21.5具体流程步骤负责部门具体操作1.5.1供应科供应科内勤于月底根据次月生产计划及目前库存量，编制下月采购计划，并由供应科长及总经理审批。1.5.2供应科供应科长审核采购计划是否能保障安全库存、满足生产的需要，是否符合公司提高资金利用效率的要求。如果采购计划不符合要求，供应科内勤应根据签批意见重新编制可执行的采购计划。1.5.3总经理总经理审核月度采购计划是否能满足生产需要，合理控制库存水平，有效利用公司资源。1.5.4供应科经过审批的月度采购计划交由供应科内勤存档，同时，供应科内勤结合采购实际价格提出资金使用申请交由财务部审批。1.5.5财务部财务部根据月度资金使用平衡情况审核是否能满足供应科采购资金使用需求。1.5.6供应科如果资金计划不能平衡收支并满足采购需要，供应科内勤需根据财务部签批意见修改采购计划并上述履行审批程序。1.5.7供应科供应科内勤将经过审批之采购计划按照原材料种类分配给分管采购员，采购员按照采购合同上确定的价格，编制采购订单（即购货确认）。1.5.8供应科采购订单使用公司标准格式。签订内容应明确每批采购的品种、单价、数量、交货方式及付款条件。采购订单应注明相讨论稿讨论稿内部控制流程手册（财务管理版）流程编号:4.4版本号:2002-2步骤负责部门具体操作应的采购合同编号。所有采购订单均由供应科长审批。1.5.9供应科供应科长主要审核：（1）采购订单的品种、规格及数量是否符合月度采购计划；（2）采购订单的主要条款内容是否与采购合同一致。1.5.10供应科经过审批的采购订单由供应科内勤盖章确认，并连续编号。1.5.11供应科采购员将盖章后的采购订单传真至供应商：（1）采购员收到供应商签字盖章确认采购条件的订单后，执行订单存档程序；（2）如果供应商要求修改有关条款，在采购计划范围内，则再执行采购员拟定采购订单及供应科长审批的程序；否则，应拒绝供应商的要求，选择其他供应商订货。1.5.12供应科正式签署的采购订单一式四份：（1）采购员保留作为跟踪收货的依据；（2）供应科内勤作为收货审核依据并存档；（3）财务部与采购合同核对后备案；（4）库管员收货依据。