办公电话管理制度.docVIP免费

制度名称：集团总部办公电话管理规定制度编号：XA/ZD0425B-2001集团总部办公电话管理规定（内部使用）1目的为维护集团公司电话通讯系统的正常运行、加强信息反馈，提高电话的使用率，保证联络及时、通畅，特制定本制度。2适用范围集团总部各职能部门和廊坊开发区内各成员企业和单位。3管理职责3.1集团办公室为办公电话管理的归口部门。3.2各单位综合办负责各自的电话管理工作。4办公电话申报、安装、统计管理4.1当现有电话线路不能满足工作需要时，应及时办理电话增容手续。各职能部门、各成员企业话机增容由部门或企业提出申请报集团办公室。集团办公室收到申请后将进行调研确认，并形成书面意见报集团主管领导审定。经主管领导审定后，采取以下两种方式之一进行增容：4.1.1内部调节，即改变同一电话不串机原则，此种方法适用于业务量不大，而且对外交流机会较少的部门。4.1.2增设电话,即向电信部门申报电话安装业务。4.2根据主管领导审定意见，由话务员负责办理内部调节或增设电话手续。4.2.1内部调节,由话务员通知物业维修人员进行安装，串机连接后由话务员进行备案，以便日后维修工作的正常进行。4.2.2增设电话，由话务员到电信局办理增补手续，及时与电信局方面沟通,并通知物业维修部门予以配合，确保尽快实现装机、通话。4.3电话安装完毕，由话务员进行通话试验，试验合格后及时通知各部门、各企业，以利工作开展。4.4随着集团外埠市场开发速度的加快,办公通讯工具数量不断上升、更新速度加快，为了保持联系通畅，通讯方式、通讯工具的统计工作由各成员企业综合办人员或各部门行政助理及时完成，将所在公司(部门)的办公电话及主要工作第1页共3页制度名称：集团总部办公电话管理规定制度编号：XA/ZD0425B-2001人员手机、呼机等报话务员备案，以便日后查询。5固定办公电话维修5.1当电话出现故障时，向话务室报修。5.2由话务员通知物业维修人员，到现场分析故障原因，如为虚拟网内部故障，则由维修人员自行排除;由于外部原因造成的故障，由公司维修人员通知话务台，话务台向电信局统一进行障碍申报，联系维修事宜。5.3话务员及时填写《电话维修登记表》（见附表），并做好跟踪查验。6话费管理程序6.1每月月未由话务员对集团公司固定办公电话进行话费统计，核算各部室、各成员企业电话费，列出费用清单，并按公司内部财务交易结算制度要求进行汇总，将集团公司办公费用清单连同交易结算单一并交与财务部门，同时与财务部门核对委托银行付帐单，如有不符，立即进行查证核实。6.2各单位、各部门全体员工要树立节俭办事的意识，做到长话短说，提高效率，严禁利用公司电话闲聊和办私事。7附则7.1本规定由集团办公室负责解释。7.2本规定自2001年5月21日起执行。附件：电话维修登记表第2页共3页制度名称：集团总部办公电话管理规定制度编号：XA/ZD0425B-2001电话维修登记表报修时间年月日时分故障号码故障现象（1）摘机无音（2）错号（3）打不出（4）打不进（5）听不清（6）其它情况:故障分析维修记录排除时间年月日时分维修员签字部门签字第3页共3页