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苏州供电公司业务流程优化设计项目会议纪要日期：2003年9月19日10:00-11:30地点：苏州供电公司总部1号楼609会客室与会者：苏州供电公司总经理工作部施晨主任、黄建宏埃森哲TianWenqing,RingWu记录人：RingWu主题：总经理工作部访谈会议内容1.定位：a.职能部室，和其他兄弟部室平行，受总经理直接管理；没有管到具体职能；可以对外直接发文、对下、对左右行文；2.职能：a.作为中枢管理系统，“参与政务，管理事务，搞好服务”，处理日常行政，为上级、公司和基层领导服务；现在：i.公司管理意志的体现者（提供决策依据、了解运转情况），监察决策落实情况，综合性会议材料上报起草工作，提出意见ii.公司管理秩序的维护者（上传下达、横向沟通、内外联系），处理公司日常事务，协调不是直属单位关系iii.公司办公室（文秘、档案、保密、信访、会议、公司年鉴制定）公共关系iv.公司领导班子形象的体现者，负责对外联系窗口；CONFIDENTIALANDPROPRIETARYTOACCENTUREPAGE1of6b.具体职能：i.负责公司行政日常事务ii.处理公司行政收文发文iii.负责公司印章、合同章管理使用iv.负责公司信访、保密、档案的专业管理v.负责检查督促决策执行情况vi.负责公司信息发布，对公司各部门协调vii.负责对外联络viii.配合物业、车辆的管理3.流程：a.参考材料，共17个流程，计算机流程b.流程可分为专业管理流程和综合管理流程：i.专业管理流程：发文，部门起草部门负责人审稿会签核稿签发文书分发执行ii.综合管理流程：例如检查人事与董事部监察公司领导决策执行情况，指定秘书与人董部c.各流程存在的问题：i.信访流程：通过电脑运行了2年多，物质条件要求所有信访管理员网络要开通，要求所有管理人员会使用且经常开通、每个环节的处理要及时，主要问题：兼职人员负责，不能每天检查，兼职不专责收到信访后转到下面解决，时间跨度比较长，需要催办CONFIDENTIALANDPROPRIETARYTOACCENTUREPAGE2of6如何使效率更高，现在信访管理系统已经在全国推广ii.供电信息编辑流程：类似于发文流程，各单位提供信息，进行编辑、审稿、发稿、印发，每年定期发布50～60期，主要问题：信息量太少，由于信息提供者（所有单位）缺少考核，不像供电报有稿酬。考核过严又不利于工作开展，以往尝试通过奖励收效甚微iii.行风监督流程：作为牵头部门，从社会上聘请行风监督员对营销、配电、检修进行监督，有专人负责，稍微次要，主要问题：经常性不够，1年做2次，如果要频率高是否可以分级没有分类统计分析，如商业企业用户、工业企业用户、丝绸类、教育类等iv.收文管理系统：运行了8年，省公司往下推的系统，系统使用频率最高，涉及面最广，效果最好的系统，就是notesv.印章管理流程：专人保管，主要问题：工作职责重要，不允许差错日常例行工作如日报表、月报表没有问题；对特殊性盖章需求，但申请人对用印流程可能不够清楚，通过授权给文书，谨慎并提供优质服务，记录业务主管领导的审批通过vi.用印流程：有授权，要送到法律部留存，印章保存在总经理工作部，(重要流程)vii.保密工作流程：（中等重要流程），责任比较大，日常事务不多，主要问题：加强保密工作的宣传教育，对秘密、内部资料等分类viii.来宾接待流程：（一般流程），主要问题：CONFIDENTIALANDPROPRIETARYTOACCENTUREPAGE3of6标准的执行有一定困难，发生超标准情况，约束机制不够，没有授权（指标制定问题）ix.会议召开流程：（中等重要流程，使用频繁），主要问题：领导、基层、总经理工作部都感觉会多，要求减少会议，说明沟通渠道不畅通，缺乏经常性固定渠道进行沟通；领导小组多，文件多，关键还是执行；流程没问题x.发文流程：系统用了3～4年，主要问题：法律问题：档案要纸质签名，电子流和纸张流同时执行，效率不高，电子文档利于检索统计xi.文书档案管理（中等重要流程）xii.会议计划管理流程：流程的起因是公司工作规则，每年会议在年初提出计划，综合性会议进行申报费用预算。没有执行，会议随意性大。计划性会议也没有安排，如职代会、工作会等，有制度、没执行，没有人提出会议计划进行流程修改或者加强...