亿利项目工作日记-项目组内部沟通方式的加强.docVIP免费

亿利项目工作日记主题：项目组内部协调缺陷造成的危机项目组成员：冯哲、严晨智、牛峰、谢德建日期：2004年1月11日一.前言在项目进行过程中，由于项目组成员专业知识的侧重不同，以及项目需要处理的内容是如此之多，因此不可避免地项目组要进行内部分工。此时，如何协调各组成部分的内容，使之组合为一个有机整体；同时加强项目组内部信息共享，对客户情况形成一个完整认识，是项目能够取得成功的必备因素。亿利项目组在内部分工和协作方面有过成功的经验，但是也存在因分工协作缺陷而影响客户满意度的情况。二.典型案例描述2004年1月11日，对于项目组而言是个比较重要的日子，下午客户将召开总裁及副总裁参与的会议。由于昨天客户王文彪总裁布置了六项任务，因此项目组今天的工作内容非常多，同时由于昨天晚上项目组给客户各部门经理分配了编制部门职责、岗位职责和年度工作目标的工作，所以上午来项目组办公室商量的人很多，占去了项目组很多的时间。为了保障在会议开始前完成所有工作，项目组进行了内部分工，将所有工作内容在项目组成员间进行了平衡。但是，由于项目组内部协调方面出现了一定的问题，以及部分工作所需要的前提并不齐备等原因，最终项目组还是没有能够很好地完成会议前的资料准备。三.项目组工作描述开始，针对下午会议需要的内容，项目组进行了内容分工，整个上午都在撰写方案，冯哲和严晨智写目标责任书，牛峰写管理流程，谢德建订薪酬；后来牛峰和谢德建同时写部门职责与岗位职责。上午赵民和客户王文彪总裁进行了沟通，明确下午会议的议题主要包括二个内容，一是总裁与各副总裁签订本年度目标责任合同，二是订下组织结构与薪酬。另外，调整会议时间到晚上。因此，下午项目组调整了工作内容，分出二个目标责任合同给牛峰与谢德建。晚上的会议一直开到12点半，会议上各副总裁对自己的目标责任指标提出了很多的不同意见，虽然现场进行了部分修改，但由于项目组在责任书经济指标的绩效奖励上处理不好，最后导致客户王文彪总裁认为合同书的制订不好，可操性不强。另外，王总对组织结构的人员编制也不满意，认为至少应该再减少三分之一。最后，会议没有结果就散会了，有关议题会后修改下次再进行讨论。四.结果评价回顾整天的过程和结果，项目组认为除了种种客观原因外，内部分工和协调的不足也是造成会议没有结果的部分原因。1)客户不满的最大原因是目标责任书的考核部分处理不好，但是该部分内容与薪酬体系和绩效考核是紧密联系在一起的，根据原计划，薪酬体系和绩效考核的制定将于1月底完成。因此，在客户王总突然提出完成目标责任书编制时，项目组没有足够的思想准备。2)项目组的内容分工存在一定问题。根据分工，目标责任书的经济指标和对这些指标的考核由不同的人员分别负责，但是由于时间紧张和其他工作内容的干扰，结果内部沟通存在严重不足，经济指标修改了，对这些指标的考核却没有相应变动。根据存在的不足，项目组决定今后的工作出二个调整，一是加强与客户的沟通，事先协调好工作进度，在源头上防止此类事件的发生。二是调整项目组内部沟通的方式，决定每天晚上及各阶段工作完成时召开一次会议，各自对自己的工作感受以及对未来工作的思路进行阐述，最后形成统一意见。