文件和资料控制程序（JOVO）.doc优质

程序文件文件编写与控制程序文件号JA-Ⅱ-01版次C编制远卓管理顾问审核批准共2页第1页日期2000.3.11日期日期生效日期更改记录标记处数更改单号更改人更改日期更改记录标记处数更改单号更改人更改日期1目的和适用范围为了对文件实行统一、有效的控制，特制定本程序。本程序适用于九丰阿科公司所有流程文件和程序文件的控制。2职责2.1总裁办负责全公司文件和资料的归口管理。2.2总裁办负责所有文件和资料的发放和记录。3文件的分类3.1按文件级别依次分为流程文件和程序文件、管理文件和技术文件、外来资料。——流程文件和程序文件是描述各部门为实施共同的经营目的进行的活动程序；——管理文件和技术文件是具体活动的操作规范（或规定），直接支持流程文件和程序文件。其中管理文件分为生产类、营销类、服务类、行政类等。技术文件分为设备文件、工艺文件；——外来资料是非本公司编制的资料，补充和支持公司其他文件，包括外来引用资料和外来参考资料；4文件编制4.1任何人均可提出或参与编制文件。4.2各部门必须完成职责范围内程序文件的编制。4.3编制时务必参考旧文件及其他相关文件。4.4跨越部门的流程文件由主责任部门编写，总裁办归口管理5程序文件的初次编写与试用5.1程序文件的初次编写在总裁办的统筹安排下，分部门、分责任人进行编写5.2流程文件与程序文件的编写应分清层次与步骤，主核心业务流程的文件先行编写5.3流程文件初次编写完成后，需试用半年时间，在使用期间，程序文件的修改由原编制人进行，不许报总裁办批准5.4流程试用半年后，如确认无误，由总裁办统一进行编号，并按文件发放有关规定进行管理，确认作废的文件及时清除，5.5流程文件与程序文件正式生效需由总裁签署，6文件审核5.1总裁办负责组织流程文件与程序文件的审核。5.2相关生产技术部门负责技术文件的审核。5.3其他文件不限审核部门，但以相应职责部门为主。5.4文件审核时呈报旧文件及其他相关文件。5.5文件需年审7文件的批准6.1流程文件与程序文件由总经理批准；管理文件由管理者代表批准。6.2部门经理、总监可批准本部门内部使用的管理文件。机密/绝密文件、跨部门的文件、与员工利益相关及牵涉敏感性问题的文件，一律由总裁办批准。文件批准时应呈报旧文件及其他6.3相关文件。重要文件或牵涉面大的文件，应附有参与会审的人员签名。7文件的标识7.1文件编号按《文件编号规定》执行。7.2发放的文件应有红色“受控”印章和分发号,对外文件和临时性文件除外。7.3培训或修改用的文件，经人力资源部/总裁办批准或其授权人批准后可复印，复印件上用红笔注明“学习用”或“修改用”等字样。7.4机密和绝密文件分别在右上方注明“+”和“++”。8文件的发放8.1总裁办负责编制和更新全公司《文件/资料一览表》，文件使用部门负责编制和更新本部门的《文件/资料一览表》。8.2总裁办编制《程序文件发放清单》，报总裁审批后，按清单发放流程文件和程序文件。其他文件按文件审批人/授权人审批的范围发放。8.6总裁办负责编制公司文件目录，报总裁办批准后，编辑公司文件总册；8.7文件年审后，总裁办修订并发放新的文件目录。8.8文件发放的同时收回所有作废或失效文件，确保所发放文件正确、完整、统一、有效且不重复。9文件的更改9.1文件的更改包括修改（划改、增删内容）和换页。9.2文件的非受控版本不进行跟踪更改和换版。9.3任何人均可提出文件更改申请,履行审批手续后即可更改文件。9.3.1流程文件和程序文件的更改由总裁办填写《文件更改单》，分别经总裁与总监批准后实施10文件的保管10.1公司内部文件均为秘密文件（密级分为秘密、机密、绝密）。——机密和绝密文件限定发放和阅读范围。必须上锁保管;——秘密文件允许在公司内部公开，但不得带出工作区域;——一般性对外文件不属秘密文件，必要时限定发放范围。10.2文件的保存应有适宜的环境，防止文件损坏。若损坏影响使用时，文件使用部门可申请更换文件，总裁办同意后发放新文件，收回并立即销毁污损文件。10.3任何文件不许丢失。文件丢失时，使用人以书面形式说明丢失原因，经部门负责人核准后办理领用手续，并作好有关记录。10.4临时借用文件，需办理借...