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内部控制流程手册（财务管理版）流程编号:4.5.3版本号:2002-1项目生效日期修改版本编制人：采购流程-信息系统验收管理失效序号批准人：序号日期1.1适用范围本流程适用于规范公司信息系统部门/项目小组对信息系统接收行为的管理。1.2控制目的使信息系统采购验收的管理流程规范化以保证：信息系统部门/项目小组及时准确收货信息系统采购经过完整的安装测试阶段，保证采购质量，公司资产有效利用信息系统部门台账、财务部明细账及时准确记录所收货物1.3执行部门信息系统部门/项目小组和财务部1.4关键控制点1.1准确性及授权性：采购员应准确检查所收货物是否有经过恰当授权的采购合同，以保证所收货物无误1.2及时性：采购入库单日期应与实际入库时期一致，以保证信息系统部门及时记录采购1.3安全性及有效性：需要安装测试的信息系统履行完整的测试程序，以达到采购目标，保证公司的资产有效利用1.4准确性及完整性：采购合同、送货单及入库单相关内容应一致，入库单应注明采购合同编号，并各自连续编号，以保证准确、完整完成采购收货及登记信息系统部门台账记录及财务部明细账讨论稿内部控制流程手册（财务管理版）流程编号:4.5.3版本号:2002-11.5具体流程步骤负责部门具体操作1.5.1信息系统部门信息系统部门内勤或采购员应按编号顺序归档收到的经恰当授权的采购合同，并按采购合同的到货日编制收货时间表，提前作好相应收货准备。1.5.2信息系统部门货物到达时，信息系统部门采购员应首先检查所收货物是否存在与之相匹配的经过恰当授权的采购合同，即确定所收货物是否为公司所采购。检查内容包括：货物的种类、规格、数量、保证及品质等。1.5.3信息系统部门只有实物内容与采购合同一致时，信息系统部门采购员才能确认收货。对于无订单或订单外少收、超收货物，而无任何补充订单的，/信息系统部门采购员应拒收此类货物。1.5.4信息系统部门确定货物与有关单据内容一致后，信息系统部门采购员点数，同时确认送货单的品名、规格、数量等有关项目无误后，在送货单上签字在记录所收货物的数量。1.5.5信息系统部门如果送货单数量与实物数量发生差异，且无总务科科长/信息系统部门主任书面接收意见，信息系统部门采购员应拒绝收货。1.5.6信息系统部门信息系统部门采购员保留一联签收后的送货单，并按照收货时间顺序保留，作为编制采购入库单，核对供应商传递的送货单及采购发票的依据之一。1.5.7信息系统部门对于需要安装测试的收货，信息系统部门采购员填写测试申请及报告，由专业信息系统员进行安装测试。测试申请及报讨论稿讨论稿内部控制流程手册（财务管理版）流程编号:4.5.3版本号:2002-1步骤负责部门具体操作告单应标注采购合同编号，以便于控制采购执行情况。1.5.8信息系统部门专业信息系统员与信息系统使用部门共同及时测试系统运营情况，并于安装测试期结束时，在测试申请及报告单上填写测试结果，经过供应商签字确认后，交与信息系统部门采购员。1.5.9项目小组特别地，对于重大信息系统采购（一般经过招标方式），入库验收及安装测试应由项目小组共同参与，由于测试期一般由供应商与公司信息系统部门及系统使用部门共同进行，持续较长时间，安装测试报告应由项目小组、专业信息系统员及供应商会签，并由总经理审批。1.5.10总经理总经理审核重大信息系统安装测试报告单是否履行完整的会签程序，结果是否符合采购合同规定等。1.5.11信息系统部门测试申请及报告单一式三份：（1）专业信息系统员留底；（2）信息系统部门采购员确认验收货物；（3）财务部作为编制入库单的依据之一。1.5.12信息系统部门通过安装测试的收货应及时办理采购入库。安装测试的不合格的货物，应拒绝收货或进入退货程序。1.5.13信息系统部门对于安装测试不合格的测试申请及报告单，信息系统部门采购员填写缺陷报告及处理报告单，并会同专业信息系统员签字。同时，拆除并单独堆放货物，拒收该货物或联络供应商办理退货。1.5.14财务部财务部核对采购合同、送货单及测试申请及报告单无误后，编制采购入库单。采购入库单应注明采购合同的编号，并连讨论稿内部控制流程手册（财务管理版）流程编号:4.5.3版...