43供应商档案管理.docVIP免费

中国南方航空新疆公司客舱服务工作手册供应商档案管理工作规范文件编号：XJ-WI-KF-27-09修订状态：A/01.0目的:本规范对供货商档案管理工作及资料管理做出规定，以保证各种资料、文件、记录的完整性。2.0适用范围:本规范适用于采供室、保障中队资料档案管理工作。3.0职责:部采供室、保障中队负责管辖范围内各种工作资料的收集、整理、分类保管、移交和提供利用。4.0工作规范:4.1规定4.1.1采供室、保障中队对所有机供品供货商、配餐公司各种工作资料、工作单据、工作记录等，工作完毕后统一送交各自资料员（兼）存档保管。4.1.2归档文件材料由采供室及保障中队的领导指派专人负责整理、分类、编制清单，用专用档案盒包装，做好标识存档。4.1.3归档文件资料应齐全、完整、分类科学、排列合理、配套系统、归档说明清晰。4.1.4归档文件资料不齐全完整，资料员有权拒绝接收，有权责令送交人员在2个工作日内，整理完整后上交。4.1.5存放档案应有必要的设备配备，应有专门的柜架放置、达到国家规定的“防盗、防火、防鼠、防潮、防尘、防有害气体、防光”的要求，确保档案的完整与安全。4.1.6任何部门和个人，借阅时不得损坏、丢弃或擅自销毁、擅自抄录、公布、向外提供档案内容，严禁涂改和伪造及携带原件外出。4.2程序4.2.1采供室及保障中队指定专人收集、整理、分类各种工作完毕后的文件、资料。按年、月、序号等进行记录编制，做好清单，放入专用档案盒内，送交资料员（兼）。4.2.2资料员收到档案后，对照清单进行复核，确认准确无误后填写《存档资料交接单》，生效日期：2003年2月25日第1页共2页中国南方航空新疆公司客舱服务工作手册供应商档案管理工作规范文件编号：XJ-WI-KF-27-09修订状态：A/0存档人（部门）在该单上签字。4.2.3资料员对存档资料档案按档案盒分类、编号、编制清册定位存放，并编制必要的档案检索，以便于保管和查找。4.2.4资料员对存档资料档案应做好档案的查询接待工作。如相关部门或员工要求查询资料档案时，应严格按照档案查借阅制度及规定审批制度办理必要的手续。4.2.5相关部门或相关员工需要借阅资料档案，资料员只能提供复印件，如因工作特殊情况的需要档案原件，必须经请示部门领导同意，部领导批准，并在相应的《档案资料借阅单》上登记签字后，方可借阅，归还时登记签字核销。4.2.6各部门资料每月28号—30号整理一次，每年12月30日前上交资料员（兼）。5.0支持文件/工作记录:5.1《新疆航空公司文书档案管理办法》5.2“档案资料借阅单”5.3“存档资料交接单”生效日期：2003年2月25日第2页共2页