04记录管理程序.docVIP免费

记录管理程序中国南方航空新疆公司管理程序/管理流程1.目的规定新疆航质量记录管理的流程、职责和工作要求，为新疆航质量记录的有效控制提供程序准则。2.适用范围适用于对新疆航质量管理体系涉及的记录的管理。3.管理流程、职责和工作要求流程职责工作要求相关文件/记录F质量管理办公室F在体系文件策划中同时完成。F《管理手册》、《工作手册》F文件编写人员F在文件编制过程中完成记录表格的设计，格式和内容应满足文件内容要求，栏目空间大小与所填写内容应相适应。F文件编写人员将表格与文件一式两份同时提交审批。F《文件管理程序》F部门领导/管理者代表F质量管理办公室F由部门领导或管理者代表按《文件管理程序》中的权限对文件和记录表格同时进行审批。F记录表格审查内容：检查文件格式、标题和内容是否符合文件内容要求，栏目空间大小与所填写内容是否相适应；F作好备案登记。F《文件管理程序》F质量管理办公室F按照《文件管理程序》的规定制定“质量记录清单”；F在清单中规定质量记录的保存期限。F《文件管理程序》“质量记录清单”生效日期：2003年2月25日第1页共4页文件编号：XJ-QP-02修订状态：A/0开始确定记录要求编制记录表格编制质量记录清单记录表格审批YN记录管理程序中国南方航空新疆公司管理程序/管理流程流程职责工作要求相关文件/记录F质量管理办公室F纸质质量记录表格由质量管理办公室随文件发放到相应的使用部门，同时发放《质量记录清单》通知使用部门表格的有效版本；F计算机中使用的记录，根据软件的功能自动生成，并在数据库中存放。F“质量记录清单”F使用人员F记录审核人员F各类人员应按《质量手册》、《工作手册》中有关记录的要求填写各项内容，保证字迹清晰、数据准确、签名和填写日期完整；F录入计算机网络的质量记录由操作员录入，以磁带、磁盘、光盘为媒介的质量记录由使用部门实施控制；F要求审核的记录应交审核人审核并签字。F《管理手册》《工作手册》F填写部门F质量记录归档前由填写部门负责收集保管，妥善保存，纸质记录应注意防水、防潮、防火和防丢失；F电子形式的记录必须做好备份，备份记录应做好标识和采取防潮、防磁、防病毒措施；F按《质量记录清单》中规定的期限进行整理、归档。F《管理手册》《工作手册》F“质量记录清单”NYF质量记录管理部门F负责质量记录保管的人员应该检查提交的记录是否填写规范、清晰等，双方在“质量记录归档登记表”中签字确认。F“质量记录归档登记表”F质量记录管理部门F采取妥善保存方式，纸质记录防潮、防虫，电子媒体防磁、防水；F编目便于检索；F采取消防安全、防盗、防失密等安全手段。生效日期：2003年2月25日第2页共4页文件编号：XJ-QP-02修订状态：A/0记录使用中的管理表格发放记录表格填写记录的归档检查记录保存记录管理程序中国南方航空新疆公司管理程序/管理流程流程职责工作要求相关文件/记录NYF质量记录管理部门负责人／部门负责人F档案室负责人F质量记录的检索须经质量记录管理部门负责人批准，职能部门保管的记录由部门负责人同意后检索；F保存在档案室的记录及涉及公司机密的记录需检索时必须填写“质量记录查阅审批记录单”由档案室负责人审批。F“质量记录查阅审批记录单”F质量记录保管部门F检索质量记录原则上不能带离现场，确实需要时经批准后可复印。NYF质量记录管理部门F到期记录，由质量记录管理部门业务人员负责提出处理要求，由质量记录管理部门负责人审批。经批准后，到期记录可按批准的处置方式处理。F到期质量记录经批准后可销毁，电子文档记录可直接删除；F销毁应记录销毁方式、数量和名称等。F“文件处理申请单”F质量记录管理部门F需延长保存期的记录将由质量记录管理部门负责人批准，到期质量记录按批准的延长期保存；F质量记录处理或延长保存都须作好记录。生效日期：2003年2月25日第3页共4页文件编号：XJ-QP-02修订状态：A/0记录检索审批记录检索到期记录保留审批处置结束继续保存记录管理程序中国南方航空新疆公司管理程序/管理流程生效日期：2003年2月25日第4页共4页文件编号：XJ-QP-02修订状态：A/0