03-00文件管理程序.docVIP免费

文件管理程序文件编号：XJ-QP-01修订状态：A/0中国南方航空新疆公司管理程序/管理流程1.目的规定新疆航管理体系文件管理的流程、职责和工作要求，为新疆航管理体系文件的有效控制提供程序准则。2.适用范围适用于对新疆航管理体系文件的管理过程的管理。3.管理流程、职责和工作要求流程职责工作要求相关文件/记录管理者代表按《新疆航空公司TMS策划方案》确定体系文件构架。《新疆航空公司TMS策划方案》质量管理办公室编制《管理体系文件标识规范》；《管理体系文件标识规范》的主要内容包括：各类文件的内容、要求和编写方法的规定；文件分类、各类文件的编号方法、格式和有效性标识方法等。《管理体系文件标识规范》质量管理办公室编制《管理体系文件清单》和《质量记录清单》；《管理体系文件清单》的内容应包括：文件名称、编号、版本的修改状态、管理办公室门、审批人和生效日期等；《质量记录清单》，内容应包括记录表格名称、编号、版本、保存期限等。《管理体系文件清单》中不包含外部文件，外部文件管理见《外部文件管理工作规范》。《管理体系文件清单》《质量记录清单》《外部文件管理工作规范》生效日期：2003年2月25日第1页共4页开始制定文件编写标识规范制定受控文件/质量记录清单体系文件构架设计文件管理程序文件编号：XJ-QP-01修订状态：A/0中国南方航空新疆公司管理程序/管理流程流程职责工作要求相关文件/记录管理者代表部门领导管理者代表组织公司管理手册和程序文件的编写；各部门领导负责组织本部门职位手册、工作手册的编写和质量记录表格的制作。《管理手册》《工作手册》质量记录表格NY部门领导管理者代表总经理对本部门职位手册、工作手册内容进行审核；有效控制文件的质量，满足质量管理的要求，可操作；对于涉及多个部门的文件可以采取文件会审的方式由各部门领导审核，对职位手册、工作手册内容分别审批。对质量体系文件进行总批准。质量管理办公室。制定“文件发放审批表”，规定文件的发放范围和数量，由质管部负责人审批后作为文件制作和发放的依据；按规定的份数制作，不得错页、漏页；保留不加盖受控文件章的母本（原版文件）。“文件发放审批表”质量管理办公室。原版文件应登记归档并标识，不得发放；以电子媒体保存的（如软盘或光盘）应制作至少一份备份，作好标识并妥善保管（应防潮、防磁、防高温）。“文件归档登记表”生效日期：2003年2月25日第2页共4页体系文件编写文件制作文件审批原版文件管理文件管理程序文件编号：XJ-QP-01修订状态：A/0中国南方航空新疆公司管理程序/管理流程流程职责工作要求相关文件/记录质量管理办公室文件管理岗按“文件发放审批表”规定的范围发放并对每份文件标注分发号；由质管部文件管理岗负责管理体系文件的发放（以纸质文件形式发放）并作“文件发放记录”；外部文件，由各职能部门识别与管理体系的相关性，经评审后对需发放执行的外部文件，由各职能部门按《外部文件管理工作规范》执行。“文件发放审批表”“文件发放记录”《外部文件管理工作规范》文件持有人/使用人质量管理办公室文件管理岗需妥善保管好文件，如有丢失、损坏应及时向质管部申请补发；丢失文件补发应给予新的分发号，并核销原分发号。文件的使用人、各级管理者文件的使用者及各级管理者应在工作过程中，评价文件的充分性和适宜性，需要时，应提出更新的需要；质量管理体系文件的充分性和适宜性作为管理评审的内容之一，需要时应更新。文件原审、批人质量管理办公室文件管理岗文件需要更改时，由提出人填写“文件更改申请单”按原审批程序审批，原审、批人不能审、批时，由其代理人或接替人审、批，但审、批人应获得更改文件有关的信息；使用换页方式修改的，修改后的旧文件页应销毁并记录，当一次性修改量较大时，采用换版的方式修改，修改后的旧文件应销毁并记录；文件更改须按照《质量管理体系文件标识规范》的规定更新其版本号（改版时）和修订状态（单页更改时）；新文件下发时应作好发放记录并注明旧文件...