5.2记录管理.docVIP免费

文件编号：XJ-TM-48修订状态：A/0记录管理中国南方航空新疆公司管理手册1规定记录管理原则和方法。2应建立并保持记录，以提供符合要求和管理体系有效运行的证据；记录应保持清晰、易于识别和检索；各种记录表格也须按受控文件实施有效的控制。公司执行《记录管理程序》，规定对记录的标识、收集、贮存、检索、保护、保存期限和处置的控制方法和要求。各级部门应执行程序的规定，保持与质量管理体系有关的记录。记录的标识：a)每种记录都将具有唯一性的表格标识，具体按《文件标识规范》的规定进行标识；b)使用的记录将通过签名，编号或标注日期等方法标识。记录表格的使用：a)记录由相关人员在实际工作中填写，应按记录的要求填写各项内容，保证字迹清晰、信息准确，签名和日期完整；b)录入计算机网络的记录由各部门人员按程序的规定录入，并应保证数据的准确和及《记录管理程序》生效日期:2003年2月25日第1页共3页管理要求措施要点程序本章目的管理纲要文件编号：XJ-TM-48修订状态：A/0记录管理中国南方航空新疆公司管理手册时。以磁带、磁盘、光盘为媒介的记录应按《记录清单》的规定由归档部门实施控制。●记录的贮存：a)责任部门按期对各类记录进行整理，按程序的规定做好各类记录归档保管工作。b)计算机存储的相关数据和资料，由责任部门按相应的规定保存和更新。●记录的保护：a)记录应保存在适合的环境中，并定期盘查，防止未到期受损；对须保密的记录应执行相应的保密规范；b)对重要的记录应按相应工作规范的规定进行备份。记录的检索：a)查阅记录须按《记录管理程序》中规定的权限批准；生效日期:2003年2月25日第2页共3页管理要求措施要点程序文件编号：XJ-TM-48修订状态：A/0记录管理中国南方航空新疆公司管理手册b)在查阅过程中应防止记录的丢失和不正确修改，需要拷贝记录时，须经过批准和核对。记录的保存期和到期处置：a)在记录清单中规定各种记录的保存期；b)到期记录应销毁并记录；c)需延期保存的记录应须经批准并按原保存规定保存。生效日期:2003年2月25日第3页共3页管理要求措施要点程序