5.1文件管理.docVIP免费

文件编号：XJ-TM-47修订状态：A/0文件管理中国南方航空新疆公司管理手册1规定文件管理原则和方法。2管理体系所要求的文件应予以控制。记录是一种特殊的文件；应编制形成文件的程序；应对文件的批准、发放、标识、作废、使用等进行控制，以确保使用处可获得有效版本的适用文件；应确保外部文件的识别并控制其发放。执行本公司制定的《文件管理程序》的规定；受控文件的范围包括：a)全面管理体系（TMS）管理手册；b)管理程序/管理流程；c)工作手册和职位手册；d)记录表格；e)外部文件（行业管理规定、法律、法规等,上级文件、标准、管理规范、技术和业务规程等）；f)其它相关的支持性文件等。文件的形式可以是书面的，也可以是电子媒体的文件（软件、光盘等），不同类型的文件将采用适合的方法加以良好控制。文件标识本公司将执行《文件标识规范》，对文件的格式和标识及其修订状态的标识等作出规定。文件的编写和审批本公司各类文件的编写审批权限将通过《文件《文件管理程序》生效日期:2003年2月25日第1页共3页管理要求措施要点程序本章目的管理纲要文件编号：XJ-TM-47修订状态：A/0文件管理中国南方航空新疆公司管理手册管理程序》及其引出的“管理体系文件清单”逐项规定。文件的发放控制a)文件的发放范围应得到识别和批准，以确保需要文件的场所都能获得有关的适用文件；b)为实现文件的更改控制和追溯的需要，文件的发放应记录（包括更改时发生的收回与再发放）。文件的更改控制a)本公司倡导适时地评审文件的适宜性和有效性，鼓励为实现改进目的的文件更改；b)当需要更改文件时，应进行再批准。批准的权限同原审批程序。当原审批人不能审批时，代替的人员应获得需要的背景资料。外部文件的控制a)外部文件是指来自企业外部的须执行且与质量管理体系有关的文件；b)在本公司系统内可能的外部文件如：国家、行业相应的法生效日期:2003年2月25日第2页共3页管理要求措施要点程序文件编号：XJ-TM-47修订状态：A/0文件管理中国南方航空新疆公司管理手册律、法规；政府的指令和要求（如：《民航法》和《中国民用航空运输服务标准》）；集团公司下发的与本公司管理体系有关的文件。记载顾客要求的文件；质量管理体系标准；规定运价的文件等。作废文件的控制a)作废文件应收回或通知作废，并进行作废标识；b)须保留作废文件时，应按权限进行审批并进行“保留文件”的标识；c)在本公司系统内不允许使用作废文件。生效日期:2003年2月25日第3页共3页管理要求措施要点程序