YL-XZ-10-管理性文件、声像、实物、会计档案管理规定.docVIP免费

浙江银轮机械股份有限公司文件名称文件编号生效日期版本页次管理性文件、声像、实物、会计档案管理规定YL-XZ-102003年2月20日A1/21.管理范围与职责：1.1.本公司在生产、经营活动中形成的有保存价值的文字、图表、声像等不同形式、不同载体的档案归档、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等工作。1.2.企管中心是档案工作管理部门、负责制订公司档案管理规章制度。1.3.各部门负责做好平时各种材料的积累，第二年第一季度向公司档案部门移交。1.4.公司负责对各部门档案资料的形成积累、归档工作进行监督、检查。1.5.档案管理员负责对不同载体的档案进行分类、组卷，保管、鉴定、统计销毁、提供利用等管理工作。2.管理原则：2.1.凡属本公司在党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理中形成的文件、图表、声像、实物等方面不同形式、不同载体的材料应由公司档案部门集中统一管理。2.2.特殊档案如：会计档案可由公司财务部保管利用一年后才向公司档案部门移交。2.3.凡属上级颁发的奖状、奖杯、锦旗、证书等各种实物档案要及时向档案部门移交。因工作需要陈列悬挂以上档案的单位，一定要在档案部门备案同意后，才能拿去陈列。2.4.本公司因公外出学习、考察和参加各种会议，收集获得或公款购买的重要资料，要按归档范围的规定及时向档案部门归档。3.档案管理工作过程管理：3.1.由各部门做好平时的积累，在第二年第一季度向档案科移交档案，经档案管理员鉴定后，决定文件的存留或清退。有保存价值的文件打印移交接收清单一式两份。双方签字，各留一份，以备存查。3.2.档案管理员按照十大类分类法进行分类，根据档案的重要程度正确划分保管期限。3.3.整理时，认真检查每份文件的压边情况，剔除重份或重页文件，裁边折叠、贴边，去掉金属物，打印每份文件页码。3.4.按文件时间排序，装订成册。原则上每本以不超过100页为宜。3.5.拟写案卷标题要简洁明了，不能过于抽象笼统，也不能过于冗长。一般以不超过50个字为宜。3.6.编制检索工具，编制卷内文件目录、编制案卷目录、编制全引目录，打印各种目录。3.7.认真填写案卷盒、案卷封面的各栏内容，字粒油印案卷盒、案卷封面的各种数字。打印案卷标题，张帖案卷标题。3.8.对到期的档案及时进行鉴定，把还有利用价值的档案抽出，按标准重新整理组卷。没有利用价值的编制销毁清册，经档案鉴定小组审批后派专人负责监销。监销人员要在销毁报告上签名。3.9.定期检查库藏情况，对变质的档案有条件的及时进行复制，对损坏的档案要及时修补，定期投放防虫药，按照“八防”要求维护档案，杜浙江银轮机械股份有限公司文件名称文件编号生效日期版本页次管理性文件、声像、实物、会计档案管理规定YL-XZ-102003年2月20日A2/2绝事故。3.10.借阅档案要在登记本上进行登记，档案管理员根据登记内容快速准确提供档案。如需复印档案，原则上由档案管理员复印。档案借出后要定期检查，到期要及时催还。3.11.归还的档案，及时检查完好状况，有损坏的及时修补，严重者追究责任上报领导，及时归位插放、销帐。3.12.及时统计各种数据，编制各种台帐。4.管理办法：4.1.各单位不按时向公司档案部门移交档案造成档案收集不全者，扣罚责任部门领导及专兼职资料员工资各50元。4.2.归档案的材料应齐全完整。文件材料一般一式一份，每份文件要有正文与底稿，正文与附件。比较重要的、利用频繁的文件材料，要适当增加归档的份数。4.3.凡是归档的声像、实物档案，由各部门随时收到，随时向公司档案部门移交。证书之类归档一般是正本与副本一式一份，其余由各部门存留，贵重实物一经获得，应立即向公司档案部门移交。4.4.会计凭证、帐本由财务中心及各分公司财务科分类、装订成册，每册厚度一般不超过5公分为宜。财务中心利用一年后向公司档案部门移交。4.5.移交接收档案一定要帐物相符，交接手续必须完善。出差错追究当事者责任，并作经济扣罚。4.6.整理不按档案管理要求，造成混乱，案卷表里不一，责成当事者重新组卷。并作经济扣罚。4.7.本公司人员利用档案，需经档案管理人员同意方可借阅。借阅档案要在登记本上进行登记。4.8.外单位借阅档案应持单位介绍信，经企管中心领导...