YL-XZ-03-接待工作管理规定.docVIP免费

浙江银轮机械股份有限公司文件名称文件编号生效日期版本页次接待工作管理规定YL-XZ-032003年2月20日A1/41.管理范围与职责：1.1.公司各种接待工作及管理。1.2.特级人员与特级会议，指有国家部级以上人员、外国贵宾参与的、董事会组织的会议以及有省、区局级领导、主要汽车集团，重要汽车厂领导参加的，及企管中心公会、公司党政领导联席会议。1.3.企管中心是公司接待归口部门，负责制定有关接待工作的规章制度与标准，组织、筹划各类接待工作。1.4.各职能部门负责将所需接待信息汇总到企管中心。2.接待工作管理2.1.接待前准备工作2.1.1.接到接待信息后，企管中心综合科迅速制订好接待方案及日程安排表。如需召开会议的要明确开会的目的、主题、内容、时间、会议地点及与会人员，送企管中心主任签字。2.1.2.会议通知，企管中心机要科负责按会议日程要求通知相关参会领导及有关人员、电视台、报社记者、会议记录员。2.1.3.会议室准备：在公司办公楼会议室召开的由企管中心负责服务准备，在天台宾馆会议室召开的由天台宾馆负责。2.1.3.1.彻底打扫会议室及会议室洗手间卫生，洗手间要准备有卫生纸，提前拖地板，擦抹台面，并保证开会前干爽。2.1.3.2.准备茶杯(透明不带盖矮脚杯)、茶水(提前泡茶)等。2.1.3.3.根据需要摆设好鲜花、鲜果、国旗等，摆设时注意讲究参会人员国籍及排次。2.1.3.4.调节好会议室灯光，一般以光线柔和为宜，应给人清爽感和亲切感。2.1.3.5.提前开启空调、排风扇。调试好会议室温度，一般以人体最为舒适的临界温度24℃为宜。会议室必要时可喷洒少量空气清新剂。2.1.3.6.安排参会人员座次2.1.3.6.1.有贵宾参加的会议，公司贵宾统一安排在靠近会议室门口会议桌边，公司内部参会高级职员安排在会议室门口对面会议桌边。以会议桌两边正中间位为最高层人员，右边位次之，左边位第三依此类推安排座次。2.1.3.6.2.无贵宾参加的会议(董事会组织的会议，公司办公会、公司党政领导联席会议)，会议主持人坐于会议室门口对面主席位。2.1.3.6.3.记者、会议列席人员、会议记录员坐于会议桌外围。2.1.3.7.若有必要应准备好会议证件，如贵宾证、列席证、记者证等。2.1.4.妥善安排住宿浙江银轮机械股份有限公司文件名称文件编号生效日期版本页次接待工作管理规定YL-XZ-032003年2月20日A2/42.1.4.1.按日程安排，企管中心要根据来宾身份、性别、愿望等，精心安排住宿，并主动询问贵宾要求，尽可能给予满足。2.1.4.2.根据需要，宾馆负责在贵宾住宿房间内准备鲜花、鲜果、糕点等。2.1.4.3.宾馆负责贵宾住宿房间内检查。2.1.4.3.1.被褥全部更新清洁，并准备棉被；2.1.4.3.2.灯光全部能使用；2.1.4.3.3.电视效果好；2.1.4.3.4.空调调节正常；2.1.4.3.5.水龙头、抽水马桶、供汽、热水正常；2.1.4.3.6.地毯清洁、无污点；2.1.4.3.7.家俱清洁；2.1.4.3.8.房间空气清新；2.1.4.3.9.电话畅通，根据需要开通国内国际长途，并保证无打扰电话发生；2.1.4.3.10.鲜花、鲜果、纸巾备齐。2.1.4.4.由企管中心负责通知宾馆准备用餐安排，确定用餐人数、台数、标准、口味等。2.1.4.5.宾馆接到会议用餐通知后，准备菜单，送企管中心主任审核通过，宾馆做菜须体现特色口味，菜质新鲜且卫生可靠。2.1.5.小车准备，企管中心车管科负责参会人员接送、参观接送工作。2.1.5.1.接到接送通知后，车管科根据所接贵宾级别、人数迅速作出使用哪种车辆接送及由哪位司机出车的安排。2.1.5.2.司机应迅速再次检查车况及燃油等情况(平时养成良好习惯，随时保证车况处于临战状态)，彻底打扫擦洗小车内外卫生，接人前调好小车空调，以舒适为准。2.1.5.3.司机应统一着新式工作服，并要求提前5—10分钟到达接送地点。2.1.5.4.司机在单独接送人时应主动打开车门，请贵宾上车(小车前排右位为带领人位，后排右边为主宾位，左边为次宾位)。工作顺序：停车——>快步从车头绕到车右侧——>开后排门——>开前座门——>待客人坐好后关门——>从车头绕回司机位——>对贵宾礼貌地说：“请各位坐好，准备开车啦!”2.1.5.5.接送客人期间司机禁止吸烟、应保持小车内空气清新。2.1.6.欢迎标语准备由企管中心综合科负责准备标语，一般格式为“...