文件和资料控制程序(jituan).doc优质

程序文件文件编写与管理程序文件号JG-**-**版次编制远卓管理顾问审核批准共2页第1页日期2000.4.日期日期生效日期更改记录标记处数更改单号更改人更改日期更改记录标记处数更改单号更改人更改日期1目的和适用范围为了对文件实行统一、有效的控制和管理，特制定本程序。本程序适用于九丰集团所有制度文件的管理。2职责2.1总裁办负责集团所有制度文件和资料的管理。2.2总裁办负责所有制度文件和资料的发放和记录。2.3所有制度文件和资料应在总裁办归档。涉及专业性较强的资料在当年由该专业部门归档保存，年度终了应统一移交总裁办保管。以后可根据文件借阅权限借阅或使用。3文件的分类3.1集团文件和资料可分为管理制度文件和程序文件、专业技术文件、人力资源文件以及外来资料四大类。——管理制度文件规定了企业各项功能的运作和发展原则及要求；程序文件用于描述各部门为实现集团经营目标，开展各项工作的程序；——专业技术文件是对产品质量、安全控制、操作规程等的具体规范；——人力资源文件涉及集团人事档案、考评奖惩记录等资料；——外来资料是非本集团编制的文件或资料，包括外来引用资料和外来参考资料，用于补充和支持本集团的各类文件。4文件的编号4.1文件的编号分为4个层级,如JG-M-000522-02。4.2第一层级代表文件所属部门。JG是九丰集团(JOVOGroup)代码。（各部门及各下属公司代码详见代码表）4.3第二层级表示文件的类别。根据文件的分类，共有四种类别——管理制度文件和程序文件（用M表示Management）;专业技术文件（用T表示Technology）;人力资源文件（用H表示HumanResource）;外来资料文件（用O表示OutSource）。4.4第三层级表示文件的起草或完稿年、月、日时间。000522表示2000年5月22日。4.5第四层级是本部门本年度文件顺序号。按时间或重要性确定顺序。4.6各层级间用“-”连接。5文件编制5.1任何人均可提出修改或编制文件的建议。5.2各部门必须完成职责范围内制度文件的拟订，并按审核、批准程序进行审批。5.3编制时务必参考原有文件及其他相关文件。5.4跨部门的程序文件由上级主管部门负责拟订。6文件的初次编写与试用6.1文件的初次编写在总裁办的统筹安排下，分部门、分责任人按集团统一的文件格式和写作规定进行撰写。6.2文件的编写应分清层次与步骤，主流程及其相关的程序文件和核心管理制度文件先行编写，次级程序文件和管理制度再配合撰写。6.3文件初次撰写完成后，需试用三个月。在适用期间，文件的修改由原编制人负责实施。6.4制度试用三个月后，如确认无误，报总裁办审核并由总裁签署。通过后由总裁办统一进行编号，并按文件发放的有关规定进行管理；确认作废的文件及时清除。7文件审核7.1涉及部门间协作配合的文件，由总裁办负责组织审核。7.2专业性的管理或技术文件先由上级主管部门初审，再报总裁核。7.3文件审核时呈报旧文件及其他相关文件。重要文件或牵涉面大的文件，应附有参与会审的人员签名。7.4所有制度文件均须进行年审，提出有关调整或执行意见。8文件的批准8.1涉及集团范围的文件、机密/绝密文件、与员工利益相关及牵涉敏感性问题的文件由总裁批准签署。8.2集团本部部门及区域公司和地域公司内部使用的管理文件在遵循集团整体管理制度的前提下，可由部门经理或区域公司总经理、地域公司经理负责批准，但必须报集团总裁办备案。9文件的标识9.1文件编号按《文件编号规定》执行。9.2发放的文件应有红色“受控”印章和分发号,对外文件和临时性文件除外。9.3外来文件、资料由总裁办统一分类、编号，并注明“外来”字样。9.4培训或修改用的文件，经人力资源部/总裁办批准或其授权人批准后可复印，复印件上用红笔注明“学习用”或“修改用”等字样。9.5机密和绝密文件分别在右上方注明“+”和“++”。10文件的发放10.1总裁办负责编制和更新整个集团的《文件/资料目录》，文件使用部门（包括区域公司和地域公司）负责编制和更新本部门《文件/资料目录》。10.2文件发放时，总裁办编制《文件发放清单》，报总裁审批后，按清单发放文件，并在《文件/资料目录》上做好发放记录。部门（包括区域公司和地域公司）内部文件报批后可直接发放，同时报总裁...