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内部控制流程手册（财务管理版）流程编号:4.6版本号:2002-2项目生效日期修改版本编制人：采购流程-应付账款管理失效序号批准人：序号日期1.1适用范围本流程适用于规范公司财务部记录存货采购及应付账款的管理。1.2控制目的使原材料采购及应付账款记账的管理流程规范化以保证：财务部及时准确记录原材料采购及应付账款1.3执行部门财务部、供应科和库房1.4关键控制点1.1及时性：供应科应及时催收采购发票，与入库单核实对应后应及时交到财务部入账，以保证财务及时记录原材料采购。1.2准确性：供应科及财务部应准确核对有关单据内容如采购订单、送货单、磅码单、质检报告单、入库单及发票等，以保证准确记录采购品种数量及金额。1.3及时、完整性：供应科及财务部应定期核对已完成采购未收到发票及已下采购订单未执行之采购，以保证及时、完整记录当期采购。讨论稿内部控制流程手册（财务管理版）流程编号:4.6版本号:2002-21.5具体流程步骤负责部门具体操作1.5.1供应科供应科内勤应根据采购订单签订的付款条件，在采购入库单上标注实际到货验收（即物权转移）的时间及约定付款时间。同时，及时催收采购发票。1.5.2供应科采购员收到发票及见到供应商传递的确认已送货的一联送货单后，根据库房传递的一联送货单、采购入库单及采购订单，核对采购发票有关内容，核对无误后，将采购入库单及采购发票传递至财务部记账。1.5.3财务部财务部会计首先核对采购入库单、发票与采购订单内容是否相符，增值税发票内容是否符合有关规定，入库单注明的付款时间与采购订单条款是否一致。核对无误后，编制存货采购及应付账款会计分录和明细账。1.5.4财务部财务部部长或主任会计负责审核采购记账。审核内容主要包括：（1）采购发票及入库单内容是否正确；（2）会计分录及明细账是否正确。1.5.5财务部每月月末，财务部核对系统采购入库单，对本月已完成却未收到发票的采购，提醒供应科及时取得采购发票。同时，按供应商明细分别暂估入账已完成未收到发票之采购。此外，财务部应核对采购订单，对签订时间较长未完成之采购订单应提醒供应科调查原因并作相应处理。讨论稿内部控制流程手册（财务管理版）流程编号:4.6版本号:2002-2步骤负责部门具体操作1.5.6财务部于下月或以后，供应科采购员收到采购发票并与入库单对应交到财务部记账时，财务部首先根据入库单时间确定是否已暂估入库过。如果入库单时间是当月以前即已经暂估入库过，则首先编制红字会计分录冲回暂估，再编制蓝字会计分录记录采购；否则，直接编制蓝字会计分录。1.5.7财务部/供应科/库房每月月末，财务部与供应科及库房对账，核对实物采购入库、入库单及库房台账及原材料明细账是否相符。以保证及时、准确、完整记录原材料采购。1.5.8供应科供应科内勤根据应付账款产生时间及约定付款时间编制应付账款账龄分析及应付款清单。应付账款账龄分析及应付款清单的主要内容包括一月内、一周内、一日内应付账款明细。1.5.9财务部/供应科每月月末，财务部提供给供应科应付账款账龄分析，并与供应科所作应付账款账龄分析及应付款清单进行比较，以核实相关内容及时准确。1.5.10供应科此外，供应科应按月分析原材料采购信息，如：实际价格与计划价格差异（比率）分析，实际价格每月变动情况分析，计划采购量与实际采购量差异分析、采购量每月变动情况分析、库存量变动分析等。1.5.11供应科供应科应调查长账龄即挂帐超过信用期未付款的产生原因及处理意见。讨论稿