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内部控制流程手册（财务管理版）流程编号:4.1.3版本号:2002-1项目生效日期修改版本编制人：采购流程-信息系统供应商选择与管理失效序号批准人：序号日期1.1适用范围本流程适用于公司信息系统部门对信息系统供应商的选择及管理。1.2控制目的使信息系统供应商的选择及管理流程规范化以保证：全面了解供应商的情况据以选择供应商控制信息系统采购质量及价格以有效利用公司资源1.3执行部门信息系统部门/项目或招标小组和财务部1.4关键控制点1.1真实性：采购员应充分调查供应商基本情况，以保证供应商基本情况信息真实准确1.2完整性：采购员应根据调查结果完整填写供应商调查表，以保证所需的基本信息完整1.3授权性及有效性：重大信息系统的采购应采用项目招标等方式，以保证供应商的选择符合公司信息系统采购的总体效益目标1.5具体流程步骤负责部门具体操作1.5.1信息系统部门信息系统部门制定信息系统供应商基本情况之调查表或调查问卷，内容至少包括供应商产品技术信息、产品质量、交货讨论稿讨论稿内部控制流程手册（财务管理版）流程编号:4.1.3版本号:2002-1步骤负责部门具体操作周期、供货能力、售后服务、产品价格、付款条件等信息。除某些采购项目的供应商为该领域的专家或唯一的一家供应商仅须满足质量及交货期等关键指标外，所有采购都须货比三家。1.5.2项目小组如果采购的信息系统涉及到公司各主要部门整体运营，对公司经营状况影响重大，或采购总金额重大（额度待定*），则要求供应商的选择需通过项目招标等方式。1.5.3信息系统部门信息系统部门采购员根据调查表或问卷的内容，通过调查了解潜在供应商基本情况，并填写调查表或问卷记录调查结果。1.5.4信息系统部门在调查了解中，涉及产品质量、技术指标等信息，一般应由专业信息系统员填写质量及技术指标评价书，或由使用部门提供使用反馈意见，作为供应商调查表的附件。如果评价结果为不满意，采购员在调查表中注明拒绝使用该供应商的意见。1.5.5信息系统部门供应商调查表填写完成后，采购员须比较各项选择标准，挑选满足该项采购要求且对本公司最为有利的供应商，交由信息系统部门主任审批。1.5.6信息系统部门信息系统部门主任审核时，考虑：（1）采购员填写的内容是否符合调查表或问卷要求，全面准确的反映供应商情况，调查表是否货比三家；（2）供应商基本情况是否符合本公司要求，以决定是否继续使用该供应商，建立进一步合作关系。讨论稿内部控制流程手册（财务管理版）流程编号:4.1.3版本号:2002-1步骤负责部门具体操作1.5.7总经理如果供应商采购内容涉及金额重大（额度待定*）或需要建立长期经常性合作关系，由信息系统部门主任签批后的调查表或问卷还应交由总经理审核，以确定供应商选择结果是否满足最有利于公司的要求。1.5.8项目或招标小组特别地，采用招标方式选择供应商时，应组成专门的招标小组（主要成员来自信息系统主要使用部门、信息系统部门、专业信息系统员、财务部等）广泛公布招标信息，以使投标的供应商数量及水准达到一定规模。招标结果应书面记录，内容包括主要投标厂商质量技术水平、投标价格、售后服务等基本信息，以及经由招标小组共同决定意向性中标供应商信息，传递到总经理审批。1.5.9总经理总经理根据信息系统采购目标及主要供应商基本信息，审核指标过程是否本着公开公平原则，招标结果是否准确反映招标过程及投标供应商真实信息，选择决定中标供应商并签批招标结果。招标结果由总经理进一步审批。1.5.10总经理总经理审核中标供应商信息与信息系统采购目标是否一致。1.5.11信息系统部门/财务部履行所有签批的调查表或问卷及招标结果由信息系统部门存档。招标结果传递到财务部备案。讨论稿